Relatórios gerenciais para supermercado

No dia a dia de um negócio contar com informações atualizadas sobre o andamento e o resultado dos processos é fundamental  para que o supermercadista faça uma gestão eficiente dá sua empresa. Diante disso os relatórios gerenciais para supermercado se tornam essenciais para a tomada de decisões rápidas e o aproveitamento das oportunidades que surgirem.

Os dados presentes nesses relatórios fornecem ao gestor a possibilidade de analisar de forma clara e objetiva como está o andamento dos setores de sua empresa, e assim criar ações que possam otimizar os processos realizados, controlar possíveis desperdícios, detectar erros e obter melhores resultados. Ou seja os relatórios gerenciais dão ao toda a visão do negócio para o supermercadista.

Mas afinal o que são esses relatórios gerenciais para supermercado?

Os relatórios gerenciais para supermercado nada mais é do que documentos que apresentam avaliações do desempenho de determinados setores dá empresa ou de toda à operação presente nessa. As informações presentes nesse relatório deverão ser úteis para o gestor, servindo para que decisões sejam tomadas e o planejamento de ações do negócio seja executado.

Os dados presentes nesses relatórios gerenciais devem ser confiáveis, logo precisam ser atualizados e objetivos. Uma boa forma de se obter bons relatórios é criando um padrão e estabelecer um objetivo a ser buscado em cada documento, fato esse que favorece até mesmo a comparação entre os diagnósticos.

Qual a importância dos relatórios gerenciais de supermercado

O proprietário deverá se envolver e gerenciar a maior parte do seu tempo para os assuntos estratégicos dá empresa. Esse tempo deve ser dedicado a resolver os grandes problemas existentes no supermercado, seja planejando uma possível expansão ou formas de atrair o cliente até a empresa.

Tendo em vista que a operação deve caminhar por conta própria, os relatórios servem exatamente para que a operação seja acompanhada de forma rápida e prática. Criando esse hábito e fazendo uso das ferramentas corretas em pouco tempo o gestor terá à certificação de que a operação está sob controle.

É importante frisar que para se obter relatórios é necessário contar com um sistema de gestão que seja eficiente nesse aspecto.

Quais os principais relatórios gerenciais para supermercado?

• Volume de vendas

A preocupação principal do supermercadista é se o dinheiro está entrando, logo se torna essencial acompanhar o processo de vendas. De preferência devem ser utilizados relatórios que realizem comparações entre o mesmo período, porém no mês anterior ou até no ano anterior, fato este que agilizará o processo de identificar às maiores tendências de venda, e dependendo do volume vendas para agilizar seu caixa você pode também usar o TEF.

• Ticket Médio

O ticket médio é outro fator importante a se acompanhar, já que o mesmo corresponde ao valor médio de venda de cada cliente,ou seja quanto cada consumidor gasta por compra na sua loja. No caso específico de supermercados é o volume de venda dividido pelo número de clientes ou cupons emitidos.

O acompanhamento dá evolução desse indicador é importante, pois é através dele que o gestor poderá perceber padrões e principalmente o impacto das ações de marketing de uma empresa.

É esse relatório que ajuda ao gestor a solucionar dúvidas como: Por que minha loja está cheia,mas às vendas caíram muito?” É o ticket médio que explica que os clientes passaram a comprar quantidades menores e produtos de menor valor, é importante você saber que tem como aumentar o ticket médio.

• ABC de venda

Ainda focado na situação das vendas temos outro relatório que fará uma análise mais profunda. Este relatório é o ABC de vendas, que classifica os produtos por volume de vendas e realiza um cálculo de proporção daquele produto em relação às vendas totais.

Mas por que o ABC de vendas se torna tão importante?

A importância do ABC de vendas vem do fato que ele é o indicador que lhe fará perceber que suas vendas estão concentradas em poucos produtos. Logo você deverá ter uma atenção maior com esses produtos, conferindo se o abastecimento de estoque e realizando uma boa negociação do preço com fornecedor,além de analisar se à precificação e às tributações estão corretas.

De acordo com a lei de Pareto cerca de 80% das consequências decorrem 20% das causas. Observamos no mercado um padrão interessante onde 80% das vendas está concentrada em 20% dos produtos. Esse padrão se repete não somente em supermercados, mas também em outras lojas varejistas.

Na prática se um supermercado conta com 4000 produtos, 80% dá venda vem de 800 produtos. Os demais 3200 produtos não são devidamente necessários e poderão ter uma negociação sem que se perca muito tempo fixados neles e com o auxílio de um software de gestão pode-se estabelecer parâmetros que possam definir uma margem de lucro aceitável.

Enquanto isso o gestor foca nos produtos que realmente importam e que não podem faltar na prateleira o que configura uma ruptura ou perda de venda.

• Vendas por lucratividade

Aprofundando ainda mais na análise de produtos e rentabilidade o relatório de contribuição é algo essencial para ajudar o gestor à enxergar de onde vem a lucratividade do supermercado.

A venda por lucratividade de um produto corresponde à diferença entre seu custo e o preço de venda. Ou seja, contribuição marginal é o valor que sobra, dá venda de um produto, para o supermercadista pagar todas as despesas dá loja.

Nesse relatório é importante analisar tanto em R$ quanto em % do produto. Dá mesma é interessante classificar pelas famílias do produto, dessa forma poderá se enxergar a lucratividade por setor dá empresa.

Caso o software de gestão dá empresa conte com relatórios avançados, você conseguirá se aprofundar na análise, dá categoria para os produtos e assim por diante.

É fundamental que a empresa insira os dados corretamente. O relatório é consequência das informações inseridas, por isso,se o campo for preenchido incorretamente, não será possível fazer às análises.

• Relatório de rupturas

Entre os relatórios gerenciais para supermercado há um que funciona de forma bem simples para acompanhar e evitar que as rupturas aconteçam.

Basicamente é um relatório onde são destacados os produtos que não tiveram movimentação no dia, ou que tiveram uma movimentação menor em uma porcentagem comparável a média dos outros dias.

É importante que o sistema de gestão utilizado pela empresa permita a comparação entre as variáveis de modo que elas se encaixem melhor a realidade dá empresa. Esse relatório deve fazer parte dá rotina do gerente, algo a qual ele deve recorrer diariamente.

• Fluxo de caixa e previsão financeira

Para que o supermercado seja gerenciado com sucesso é fundamental administrar o capital de giro, isso devido ao grande volume de produtos com qual o supermercado trabalha, e portanto,valores,ao mesmo tempo que a margem é apertada. Ou seja qualquer erro de cálculo pode comprometer a margem imediatamente.

A sorte dos supermercadistas é que na maioria das vezes se compra do fornecedor com um certo prazo para pagamento. O ideal inclusive, é que esse prazo seja maior ao prazo de venda e recebimento dá mercadoria já que o supermercado recebe quase tudo a vista, algo que só não é maior em decorrência do aumento das vendas do cartão.

Daí a importância em se utilizar o relatório do fluxo de caixa para planejar o caixa por exemplo para o próximo mês. Planejando antecipadamente se têm uma negociação facilitada com os fornecedores já que se saberá exatamente os dias em que se têm dinheiro em caixa para agendar os pagamentos.

Normalmente há três informações nesse relatório: 

• Os pagamentos previstos para o dia (Saídas de caixa)
• Recebimentos previstos (Em geral recebimento no cartão)
• Previsão de venda baseada no histórico passado

Somando os recebimentos e subtraindo os pagamentos em dia,temos então o saldo líquido do dia. Acompanhando o capital de giro o gestor poderá orientar melhor os seus setores de compras para negociar melhores datas com fornecedores, assim como não cair em armadilhas como: Faltar dinheiro e entrar no cheque especial do banco, que terá um custo enorme.

A rentabilidade do supermercado é apertada, se houver falhas na administração do capital, à margem ficará comprometida.

• Apuração dos impostos

O ICMS (Imposto sobre mercadorias e serviços) é um dos principais impostos que o varejista paga, cuja a alíquota varia entre 4% e 25%. Esse é um dos impostos mais complexos,uma vez que existem várias exceções,regimes especiais por tipo de produto, além do regime de substituição tributária, que substitui à responsabilidade pelo pagamento do tributo, antecipando o recolhimento aos cofres públicos.

Por esse motivo é importante ter um trabalho sistemático e diligente sobre o cadastro tributário dos seus produtos, inclusive existem ferramentas apropriadas para fazer isso para o gestor.

Basicamente esse relatório gerencial apresenta o crédito de ICMS gerado nas compras e o débito gerado nas vendas, a diferença será o valor devido. O interessante de acompanhar esse relatório é filtrar ou ordenar por produto,família de produto,período,fornecedor, CFOP.

O importante deste relatório é acompanhar periodicamente durante o mês o montante de impostos devido e em caso de alguma inconsistência que a mesma seja resolvida ainda no mês corrente 

• Plano de contas

   O básico e conhecido plano de contas gerencial não poderia faltar. Também conhecido como DRE (Demonstrativo de resultados do exercício).

Em geral o plano de contas gerencial pode ser definido como a ferramenta para o gestor lançar às despesas e receitas dá empresa. Isso poderá ser feito através de planilhas ou documentos, desde que feita de forma organizada, possibilitando que a leitura do relatório seja clara, tendo em vista que a principal característica do plano de contas gerencial é justamente o detalhamento com base nas atividades exercidas pela empresa.

O plano de contas possui cálculos totalizadores e analíticos com descrições completas para a interpretação do gestor do supermercado. É necessário estabelecer um padrão e uma ordem de criação com espaçamentos entre as contas, para caso seja preciso acrescentar outra analítica a mesma possa ser incluída sem desconfigurar todo o plano de contas. 

Conclusão

Os relatórios citados são indispensáveis para uma gestão básica. Como o negócio do supermercado é essencialmente comprar e vender mercadorias em larga escala, é importante ter formas para acompanhar o andamento de maneira ágil. Entretanto para a realização de uma análise profunda é necessário contar com um sistema que lhe proporcione isso.

Vale relembrar sempre que os relatórios dependem dos dados que são inseridos, por isso à necessidade clara de utilizar um sistema de gestão de forma correta e incentivar os funcionários a utilizarem corretamente a ferramenta.