Possuir um sistema de gestão automatizado pode diminuir, e muito, o tempo usado nas atividades relacionadas à gestão administrativa da sua empresa. Com os grandes avanços tecnológicos que temos presenciado, está cada vez menor o uso do papel dentro das empresas.
Com certeza você usa bastante do seu tempo para verificar os procedimentos e, depois, para agir junto aos colaboradores para que os processos sejam elaborados corretamente. Você já imaginou como esse tempo seria diminuído se você utilizasse um sistema automatizado?
Ao fazer pesquisas sobre esse assunto, você pode verificar que algumas ferramentas nos auxiliam nesse tipo de procedimento. Assim, ao economizar tempo na gestão de de processos, você pode ter mais liberdade para se dedicar a outras questões da organização.
Existem inúmeras vantagens ao se implementar esse sistema de gestão na empresa. Vamos te mostrar algumas delas a partir de agora, para que você possa analisar e perceber que essa pode ser a solução para seu negócio.
Principais vantagens de um sistema de gestão automatizado
Como já dissemos, as vantagens são as mais diversas possíveis. Mas, sem dúvidas, poder focar nas atividades estratégicas darão melhores resultados sem precisar diminuir no cuidado da gestão é uma das melhores.
Confira as vantagens desse sistema inovador e moderno.
1. O sistema de gestão integra todas as áreas da empresa
Você, com certeza, usa diversos sistemas, planilhas, softwares e aplicativos para controlar as vendas, as contas dos bancos e o estoque da sua empresa.
Imagine fazer isso por meio de apenas um sistema!
Grande parte das empresas preferem não utilizar nenhum sistema de gestão, pois preferem que cada área use a solução que achar mais conveniente. O grande problema nessa lógica é que agindo dessa forma sua gestão fica prejudicada.
Utilizando um sistema de gestão que pode integrar todas as áreas da sua empresa, os erros administrativos irão diminuir. Esses erros podem ser cometidos diariamente por empresários que não têm uma visão mais ampla de todas as áreas internas e da demanda externa.
2. Uma visão mais consolidada dos diversos canais de vendas
Sua empresa deve ter muitos canais, como representantes comerciais, vendedores internos e externos. Mas possuir tantos canais para ofertar seus produtos e serviços ao cliente requer uma um controle ainda maior de seus processos e estoque.
Afinal, uma consequência dessa diversidade de canais pode ser a venda de quantidades de produtos além do estoque. O problema nesse caso seria você não conseguir uma rápida reposição.
Em empresas que utilizam um sistema onde é possível integrar todos seus canais, esses problemas dificilmente surgirão. Pois, assim que uma venda é efetuada, o sistema é atualizado para todos os canais e os vendedores ficam cientes da quantidade de produtos em estoque em tempo real.
O responsável pelo estoque também pode criar alguns alertas para ficar sabendo sobre os níveis de estoque.
3. Otimização no uso do capital de giro
Um sistema que tem a gestão integrada vai permitir um controle mais completo e um domínio da gestão de estoque. Isso permite que o empresário conheça cada um dos níveis para que todas as suas operações diárias ocorram sem imprevistos.
Dessa forma, a quantidade de capital de giro que vai ser empregada na manutenção dos itens em estoque vai acabar diminuindo. Consequentemente, a segurança de todas as operações diárias vai aumentar.
4. Diminuição do retrabalho
Não existe nada que use mais do seu tempo do que enviar muitos e-mails para todos os responsáveis pelas várias áreas. Seja repassando informações ou imputando os dados em todos os sistemas e planilhas, além das falhas que podem acontecer.
Quando você decide usar um sistema de gestão automatizado consegue eliminar um retrabalho desnecessário. Esse retrabalho nada mais é que um trabalho já executado, mas que precisa ser refeito em todas as áreas da sua empresa.
A partir daí, todos os dados que forem informados pelos vendedores no instante que um pedido foi realizado já são encaminhados diretamente para a área administrativa, que usa essa informação na emissão de notas e boletos para os clientes.
O pessoal responsável pela expedição dos pedidos será comunicado imediatamente. Dessa forma, os clientes não ficarão tanto tempo aguardando pelos itens que compraram.
5. Uma boa gestão estratégica de pessoas
Imagine permitir que seus funcionários gastem pouco tempo com algumas tarefas administrativas. Utilizando uma gestão automatizada, terão mais eficiência e trarão mais resultados para o seu negócio.
Sempre que os funcionários realizam tarefas que não possuam tanto significado, eles se ficam desmotivados. O sistema de gestão automatizado vai possibilitar que as pessoas desempenhem funções de forma mais estratégica e, consequentemente, sintam-se mais valorizadas.
Assim, a satisfação em trabalhar na sua empresa vai aumentar e os resultados serão sempre positivos.
6. Apoio à tomada de decisões
Um sistema automatizado ajuda a saber quais são as áreas que precisam de mais investimentos. Isso sempre levando em conta os custos e as despesas que podem ser diminuídos sem afetar a qualidade das atividades realizadas pelos colaboradores.
Além disso, também pode identificar as falhas que ocorrem nos processos e também as causas dos principais problemas de sua empresa. São soluções que parecem difíceis quando você usa somente bancos de dados, com as planilhas para efetuar a gestão administrativa da empresa.
Adquirindo um sistema de gestão, ele vai te dar uma visualização gráfica de todas as principais informações da empresa. E também irá permitir que você possa analisar os indicadores de desempenho e, assim, configurar para que ele monitore automaticamente.
Quando esses gráficos forem apresentados podem ser analisados detalhadamente, permitindo que ocorra a solução dos problemas.
7. Redução de custos e aumento do lucro
Aumentando a eficiência operacional, você vai permitir que a sua empresa esteja focada no relacionamento com os seus clientes. Assim, pode desenvolver inovações e se tornar um diferencial competitivo dentro do mercado.
Dessa maneira, é possível reduzir os custos com os trabalhos realizados internamente quando for integrar as áreas. Isso ainda irá gerar um aumento indireto das suas margens de lucro.
Além disso, a produtividade dos seus colaboradores pode aumentar. Consequentemente a qualidade dos serviços fornecidos serão superiores aos de uma empresa em que as informações são reenviadas de forma manual.
8. Maior visibilidade
Possuir um sistema de gestão automatizado vai fazer com que o gerenciamento e as informações estejam mais visíveis. Dessa forma, não será necessário ficar horas tentando compreender planilhas ou relembrando trabalhos passados.
O sistema automático vai te fornecer todas as informações de forma prática. É uma enorme facilidade para o gestor, gerando mais tempo para que ele possa se dedicar ao crescimento da empresa.
Concluindo
Com a automatização dos processos você vai garantir mais agilidade, praticidade e eficiência no trabalho. Irá evitar que tarefas manuais consumam muito tempo e acabem, muitas vezes, gerando problemas e falhas terríveis.
É uma ferramenta muito bem integrada, com diversas funcionalidades, que consegue resolver diferentes problemas. E também melhora consideravelmente o fluxo de trabalho do gestor e de toda a equipe, fazendo com que sua empresa seja, sem dúvidas, um verdadeiro sucesso.
É importante que você considere começar a usar esse sistema automático. Se a sua intenção é progredir e ver sua empresa crescer, é preciso usar os meios tecnológicos para isso.
O mercado está cada vez mais competitivo, e buscar alternativas para melhorar a gestão da sua empresa é uma ótima maneira de se manter atualizado.
Procure um bom sistema de gestão automatizado, especialmente agora que já conhece grande parte das vantagens que ele oferece. Caso tenha ficado alguma dúvida deixe seu comentário, que ficaremos felizes em responder!