O plano de contas é um instrumento de controle econômico financeiro do patrimônio de uma empresa. É baseado nesse plano que os negócios conseguem elaborar toda a sua contabilidade.
Geralmente é utilizado pelos empresários e pelos contadores, para que o fornecimento das informações gerenciais seja mais preciso e, a partir delas, as decisões possam ser tomadas corretamente.
Nesse sistema, normalmente são lançadas as despesas e as receitas de uma empresa. Tudo de forma bem simples e, por isso, as empresas que pretendem ter suas contas organizadas, você precisa saber a importância do plano de contas.
Para você entender melhor, preste atenção nas explicações e dicas abaixo.
Tudo sobre o plano de contas
O gestor de uma empresa precisa saber como tomar as melhores decisões e isso é feito baseado em um conhecimento relacionado com as questões financeiras do negócio.
Pode ser bastante conveniente lidar com os relatórios contábeis e com as análises relacionadas com a vida financeira da empresa. A contabilidade é ideal para se fundamentar em um ótimo plano de contas.
O que é realmente um plano de contas?
Sem dúvidas o plano de contas é essencial para sua gestão, pois ele trata da relação das contas que sua empresa possui em seu fluxo financeiro. Ou seja, ele vai encerrar toda a movimentação financeira do seu negócio, podendo ser em dinheiro, cheque ou até mesmo em transferência eletrônica.
Também deve informar todas as contas a pagar e as contas a receber, os salários dos funcionários, os impostos que devem ser pagos, serviços contábeis, atos que são importantes à empresa e os registros de fato.
O seu grande objetivo é ampliar todos os detalhes de contas da sua empresa, fazendo com que chegue a um ponto de total importância para o gestor organizar e entender perfeitamente todas as receitas e as despesas.
É um sistema classificatório que registra as entradas e as saídas, constando tudo, desde o código, a origem e uso para lançamento. Esse plano precisa ser codificado para facilitar a identificação das contas e a distribuição das receitas.
Para que serve esse plano de contas?
É um método utilizado para o controle financeiro, permitindo que o gestor da empresa saiba identificar quais os resultados do negócio. Podendo, em seguida, estruturá-lo na sua PME.
Agindo assim, será possível entender quais são os fluxos, as despesas, as receitas dentro de um período específico e futuramente conseguir entender como está a saúde financeira da empresa.
Quando você se baseia em um plano de contas, suas decisões são tomadas com total noção de quais as melhorias para o futuro do seu negócio e, assim, de forma mais eficiente.
Todas essas contas serão capazes de mostrar quais são as despensas que poderão ser cortadas, se futuramente você vai precisar pedir algum empréstimo ou se sua empresa estará com o saldo positivo, tendo um capital de giro.
Os grandes benefícios
É preciso que o seu plano de contas seja feito com base nas normas brasileiras de contabilidades, sendo utilizado para o balanço patrimonial.
Cada empresa pode elaborar uma estrutura que vai servir para colher as informações contábeis e gerenciais, deixando o trabalho com uma função real no processo de gestão, e permitindo que muitas decisões sejam tomadas para a melhoria da empresa.
Sem dúvidas o maior benefício desse sistema é que, caso a sua empresa possua alguns problemas, você vai conseguir identificar e saber quais são as melhores soluções para cada um deles. É perfeito para fazer sua empresa gerar mais e ter mais lucros, evitando que perca dinheiro baseado em informações que eram vazias.
Quando você possui um plano de contas bem elaborado, ele vai informar o quanto será necessário para sua empresa permanecer operando, mas também vai ajudar a iniciar uma nova fase de análises financeiras, gerando relatórios que mostram todos os resultados.
A criação de um plano de contas
O plano de contas pode ser criado pelo contador, pois ele tem a função de mapear e resolver quais serão as categorias, os códigos e a quantidade de cada conta, através dos demonstrativos contábeis da sua empresa.
Além disso, esse plano de contas pode ser elaborado juntamente com o proprietário ou com o responsável pelo setor financeiro do negócio.
Geralmente a definição de todas as contas segue uma estrutura. Primeiro pode ser feito o mapeamento de todas as receitas, divididas em algumas categorias.
Em seguida começa a análise de todos os custos, seguindo das despesas fixas e dos resultados. Por fim, calcula-se os juros e o possível prejuízo.
Como você pode perceber, esse trabalho que parece impossível, é simples quando elaborado por uma pessoa especializada no assunto.
Quando você deve fazer o plano de contas?
Antes de começar a programar um sistema ou uma planilha para obter um controle financeiro da sua empresa, é preciso que você faça a estruturação de um plano de contas.
Assim, vai ser ideal organizar uma forma lógica para analisar o fluxo de caixa da empresa, possibilitando que um controle seja feito baseado nos seus lucros e nas despesas de toda a empresa.
Sem dúvidas o Plano de Contas é muito importante para uma boa gestão financeira, mas, infelizmente poucas pessoas entendem isso.
Esse plano de contas nada mais é, que um descritivo de todas as categorias das contas de uma empresa. Ele diz quais são as contas, os tipos de cada uma, além das entradas e das saídas.
Tipos de planos de contas
Existem alguns planos de contas usados no mercado, porém os mais utilizados são: o plano de contas gerencial e o plano de contas contábil. Confira, logo abaixo, um pouco sobre cada um desses planos. Assim você irá conseguir determinar qual o melhor para a sua empresa.
O plano de contas contábil
Esse plano tem o objetivo de mostrar qual a real situação da empresa e evidenciar quais foram as contas que levaram a essa atual situação. E hoje também é usado para a geração do SPED Contribuições usando o registro 0500.
Essa espécie é muito usada por contabilidades, para que o balanço seja fechado, veja o exemplo abaixo:
ATIVO
CIRCULANTE
NÃO CIRCULANTE
REALIZÁVEL A LONGO PRAZO
INVESTIMENTOS
IMOBILIZADO
INTANGÍVEL
PASSIVO
CIRCULANTE
NÃO CIRCULANTE
PATRIMÔNIO LÍQUIDO
Como exemplo, temos a conta “Caixa”, que registrará o dinheiro em espécie (papel-moeda) disponível na tesouraria da empresa. Trata-se de uma conta do Ativo Circulante, subgrupo Disponibilidades.
Sugiro que o Plano de Contas contenha, no mínimo, 4 (quatro) níveis:
Nível 1:
Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receitas, Custos e Despesas.
Nível 2:
Ativo: Circulante, Não Circulante / Passivo e Patrimônio Líquido: Circulante, Não Circulante e Patrimônio Líquido. / Receitas: Receita Bruta, Deduções da Receita Bruta, Outras Receitas Operacionais / Custos e Despesas Operacionais.
Nível 3: Contas que evidenciem os grupos a que se referem, como por exemplo:
Nível 4: Sub-contas que evidenciem o tipo de registro contabilizado, como por exemplo:
Abaixo, segue um exemplo bem simples de uma estrutura de plano de contas em 4 níveis:
1.2.4 INTANGÍVEL
1.2.4.01 Marcas
1.2.4.02 Softwares
4.2 Outras Receitas Operacionais
4.2.1 Vendas de Ativos Não Circulantes
4.2.1.01 Receitas de Alienação de Investimentos
4.2.1.02 Receitas de Alienação do Imobilizado
Lembrando que essa demonstração deve ter essa estrutura de acordo com a Lei 6.404/76 (“Lei das S/A) e deve seguir também os princípios fundamentais de Contabilidade.
O plano de contas gerencial
Esse tipo está mais voltado para a empresa e fica em aberto para que o empreendedor defina quais as contas fazem mais sentido no seu negócio.
É o empresário que define quais contas serão usadas no plano de contas. Assim ele consegue identificar no plano de contas, qual a conta que possui recurso, a que não possui e qual ele vai pagar. Deixo um pequeno exemplo abaixo:
Estrutura Plano de Contas Gerencial:
1. Entradas
1.1. Receitas Vendas
1.2. Receitas Investimentos
1.3. Receitas Contratos
1.4. Outras entradas
2. Saídas
2.1. Despesas Estacionamento
2.2. Despesas Vale Transporte
2.3. Despesas Gasolina
2.4. Despesas Imoveis
2.5. Despesas Veiculos
2.6. Despesas Salário
2.7. Despesas Férias
2.8. Investimentos
2.9. Retiradas de sócios / Distribuição de Lucros
2.10. Outras saídas
3. Transferências
3.1. Transferências a Crédito
3.2. Transferências a Débito
Concluindo
Como você pode perceber, é imprescindível que uma empresa tenha um plano de contas. Para que seja possível determinar como anda a vida financeira da empresa, saber quais as contas são prioridades e a ordem em que elas deverão ser pagas. Agindo assim você evita problemas futuros e ainda mantem a sua credibilidade no mercado.
Criar um bom plano de contas é, sem dúvidas, a primeira etapa para você organizar o seu fluxo de caixa e deixar eficiente a área financeira como um todo. Não importa o nível de organização e detalhes que você selecione, é praticamente impossível ter um bom controle financeiro sem que tenha um plano de contas.