Gestão de estoque: saiba como controlar e otimizar o seu armazenamento

O desejo de qualquer empreendedor é ver seu negócio expandir. Mas, quando uma pequena ou média empresa começa a crescer, deve-se manter um bom controle de gastos da empresa, enquanto surgem, também, novos desafios. E a gestão de estoque é um deles.
Neste artigo, você vai saber exatamente o que significa essa prática, tão essencial no meio empresarial. Também poderá aprender como otimizar essa função e controlar o que armazena de maneira mais funcional e eficaz.

O que é a gestão de estoque?

Na verdade, existem várias formas diferentes de efetuar o controle dos recursos de uma empresa. E a capacidade de tornar esses materiais sempre disponíveis para uso é o que costuma-se chamar de gestão de estoque.
E são muitos os objetivos desse procedimento. Dentre eles, podemos destacar:
Assegurar que não haja acúmulo ou falta de determinado produto;
Auxiliar no controle das finanças;
Organizar o espaço físico da empresa.

Assim, percebe-se que a gestão de estoque conta com três pilares: materiais (produtos), finanças (caixa da empresa) e espaço (local de armazenamento). E é nisso que se baseia esse mecanismo.

Principais tarefas da gestão de estoque

Depois de definida a gestão de estoque, é preciso que saibamos em que ela consiste exatamente. A pessoa responsável por essa tarefa – geralmente, um gestor financeiro –, terá algumas incumbências que deve colocar em prática.

Dentre suas funções, estão:

1. Elaborar um inventário, com uma ficha de controle de estoque;
2. Registrar nesse documento dados como:
3. Quantidade de produtos;
4. Custo por unidade;
5. Valor total das matérias-primas adquiridas ou mercadorias vendidas.
6. Confirmar se a quantidade registrada é a mesma disponível em estoque;
7. Realizar cálculos de custo e itens restantes no armazém.

Essas tarefas valem tanto para as entradas quanto para a saída de produtos das empresa. E, como esses materiais representam mais da metade dos custos da maioria dos negócios, a gestão de estoque deve ser vista com bastante atenção.

Problemas ocasionados pela falta de uma gestão de estoque eficaz

Embora muitas empresas considerem que a gestão de estoque é um assunto de menor importância, não é bem assim que funciona. Falhas graves nesse controle podem inclusive levar um negócio à falência.
Por exemplo: quando uma empresa não sabe exatamente quanto material é gasto, acaba comprando demais ou deixando faltar algo. E isso vai influenciar diretamente no capital de giro de um empreendimento.
No entanto, o excesso de produtos também pode ser um problema. Caso haja mais mercadorias em um estoque que o necessário, além de haver um desperdício de dinheiro, é comum que haja uma redução na produtividade.
E ninguém quer isso para o seu negócio, não é mesmo?

Como otimizar a gestão de estoque

Algumas medidas simples podem tornar a gestão de estoque mais prática e eficiente. Hoje em dia, as famosas fichas de controle impressas já estão se tornando obsoletas.
Assim, em vez de anotar em um papel, muitas empresas têm aderido a sistemas de gestão de estoque informatizados. Essa ferramentas são essenciais para garantir o controle preciso de todas as entradas e saídas de uma companhia.
E são muitas as melhorias que esse serviço proporciona:

Economia com pessoal

Todo sistema automatizado tem a vantagem de reduzir custos com contratações de equipes específicas para determinado fim. Com isso, um software de gestão de estoque pode ser uma boa ideia.

Cálculos mais apurados

Outra vantagem desses programas é a avaliação mais apurada dos valores de materiais que são utilizados em larga escala. Além disso, esses sistemas também calculam o custo médio por unidade.
Outra possibilidade é a estimativa automática de qual é a receita média da empresa. Tudo isso com base nos dados de entrada e saída de mercadorias. Assim, é possível saber a diferença entre gastos e lucros.

Redução de desperdício

Talvez o maior motivo por que as empresas adquirem um software de gestão de estoque seja a redução de gastos desnecessários. Isso porque, com esses programas, é bem mais fácil rastrear as falhas no estoque.
O inventário digital permite que faça compras planejadas. Ou seja, quando há uma alta demanda, ele avisa automaticamente a necessidade de repor o estoque. Assim, os desperdícios são menores. E a empresa pode agir de forma mais estratégica.
Portanto, se você tem um negócio e ele está crescendo muito, pode ser melhor pensar em adquirir um sistema de gestão de estoque informatizado. Essa é certamente uma das maneiras mais eficientes de otimizar essa tarefa, reduzir custos e, claro, aumentar o lucro da sua empresa. Não é isso que você mais precisa?