Muitos empreendedores acham que conseguem manter as finanças da empresa atualizadas sem muito trabalho. Mas não é bem assim. Quando se trata de gestão financeira, existem algumas habilidades que um negócio precisa colocar em prática.
As tarefas são tantas que nem sempre um único profissional consegue dar conta de tudo. E contratar uma equipe extensa para isso pode ser bem dispendioso. No entanto, conforme a empresa vai crescendo, surge a necessidade de maiores investimentos nessa área.
Como o setor financeiro engloba processos e padrões rigorosos, além de algumas práticas comerciais, a equipe precisará ser muito bem preparada. Do contrário, os prejuízos podem ser grandes.
É por isso que empreendimentos de pequeno e médio porte têm aderido a softwares integrados para gestão financeira – embora nem todos estejam preparados para isso.
Esses sistemas automatizam aqueles cálculos que seriam feitos manualmente. E ainda apresentam outras vantagens para empresa, como, por exemplo, uma maior economia e corte de custos.
Assim como nas grandes empresas, é preciso que as menores prestem a mesma atenção a seus processos financeiros. Isso vale especialmente para as seguintes tarefas:
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Manter a transparência de todas as contas a pagar e a receber;
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Descontar as despesas pagas com antecedência;
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Dar baixa nos ativos empresariais de maneira programada;
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Monitorar todos os bens de um negócio;
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Coordenar as declarações de rendimentos, gastos e balancetes da empresa;
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Fazer a conciliação bancária;
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Garantir a integridade e segurança desses dados;
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Atualizar os registros;
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Conservar uma pista de auditoria completa e precisa;
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Diminuir a papelada;
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Entre outros
Com um pouco de treinamento, qualquer funcionário pode operar um programa de gestão financeira. Além de todas essas funções descritas, o software precisará distinguir-se com mais seis habilidades cruciais.
1. Faturamento minucioso
Um dos maiores dilemas de negócios de pequeno e médio porte são os eventuais erros de cálculo que acontecem quando tudo é feito manualmente. Por isso, o ideal é que esse sistema seja substituído por um automatizado.
Até porque, em caso de algum equívoco, as consequências podem ser irreversíveis. Para resolver isso, existem softwares que agregam instantaneamente os processos de adição de dados e evitam números errados, assim como outras informações.
2. Economia de recursos
A integração dos sistemas contábeis com os de gestão financeira pode ser bem útil também, especialmente pela economia que isso vai proporcionar. Esse controle de gastos é resultado das poucas exigências para gerenciar um programa desse porte.
O pessoal que compõe as equipes internas também deve ser suficiente. Isso é mais rentável para as pequenas empresas do que ter que contratar uma pessoa diferente para cada uma das áreas do processo financeiro.
3. Melhoria da produtividade
Outra vantagem de um programa ligado às finanças da empresa é que ele agiliza e dá mais eficácia às rotinas diárias. Na hora de preencher formulários ou coletar dados, isso ajuda a reduzir a carga de trabalho pela metade.
Assim, os demais funcionários vão ter mais tempo para terminar outras tarefas importantes de um empreendimento. Consequentemente, isso garante mais produtividade e possibilidade de lucro.
4. Transparência financeira
Um software de finanças fácil de usar geralmente inclui uma interface amigável que oferece às PME acesso instantâneo à sua informação essencial. Com os relatórios em tempo real e possuindo uma ampla gama de ferramentas que podem calcular tudo, desde a gestão de ativos à previsão de fluxo de caixa, ou mesmo apresentar um retorno de IVA.
5. Planejamento estratégico
A maioria das empresas valoriza aqueles que conseguem pensar e analisar cenários, além de traçar conclusões plausíveis. Essas habilidades podem ser centrais para quem faz gestão financeira.
Na hora de cuidar das finanças de um negócio, quanto mais projeções realizadas, melhor. E isso não precisa necessariamente ser feito por um profissional. Existem softwares que ajudam muito nesse planejamento estratégico.
Tudo começa com a análise financeira para os próximos meses, algo que deveria ser de praxe dentro das empresas. E essa é uma das estratégias para o sucesso de um negócio, já que permite prever e delinear cenários, com análise das tendências de mercado.
6. Relatórios financeiros
Estudos revelam que 47% das empresas priorizam a produção de demonstrações financeiras detalhadas e apuradas. Com um sistema automatizado, é possível fazer isso de maneira mais fácil, simples e rápida.
7. Resolução de problemas
No ramo de gestão financeira, conhecer os diferentes sistemas e processos existentes é uma exigência. Mas também é importante que os programas e profissionais estejam em sintonia para resolver problemas complexos quando eles surgirem.
Não importa se serão obstáculos nas finanças ou complicações na estrutura do negócio. Será necessário oferecer uma solução – personalizada ou não – para um impasse de um cliente ou da equipe.
Por fim
A gestão financeira pode ficar bem mais fácil e eficaz quando os sistemas e programas dão o devido suporte. Isso porque essa área exige bastante dos profissionais. E, muitas vezes, uma equipe inteira pode ser reduzida com medidas simples.
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