Sistema de gestão empresarial: o que é e como escolher o melhor para o meu negócio?

Administrar um negócio pode ser um desafio para alguns empreendedores. Restaurantes, lojas de roupa, padarias e demais estabelecimentos comerciais exigem determinados cuidados que nem todos estão prontos para dar conta. Uma opção para driblar essa dificuldade é o sistema de gestão empresarial.

Trata-se de uma forma estratégica para que micro e pequenos empresários consigam controlar seu caixa e tarefas do dia de suas organizações. Quem deseja automatizar seus processos e melhorar o negócio não pode deixar de ter um desses.

Hoje em dia, se fala muito em ERP. A sigla, que, vem do inglês Enterprise Resource Planning, significa sistema de gestão empresarial. E, embora seja usada para designar aqueles programas que auxiliam a administrar governos ou grandes instituições, é algo que também se aplica a casos menores.

Vamos conhecer mais de perto esses softwares e quais são as opções disponíveis do mercado. É preciso estudar bem cada um deles para que o empresário possa utilizar aquele que mais se encaixa a sua realidade.

Principais vantagens do sistema de gestão empresarial

Cada tipo de sistema de gestão empresarial tem uma função diferente. Mas a maioria deles serve para tornar atividades rotineiras de uma organização mais rápidas, eficientes e menos burocráticas.

Ou seja, um cálculo que alguém demoraria meses para fazer manualmente fica pronto em instantes. Então, há uma economia de tempo e, muitas vezes, de dinheiro também. E as tecnologias mais modernas ainda têm funcionalidades diversas dependendo do ramo ou porte da empresa.

Para todos os bolsos: Muitas empresas se preocupam em ter um sistema de gestão empresarial por conta do preço. No entanto, o mercado mudou bastante e já é possível encontrar programas mais simples com valores mais reduzidos.

Maior produtividade: Uma das marcas dos sistemas de gestão empresariais é sua automatização. Ou seja, com um computador, você corta custos com processos manuais. E isso garante uma produtividade mais elevada.

Comunicação mais eficiente: Grande parte das informações da empresa estarão dispostas nesse sistema. Com isso, áreas ou departamentos distintos conseguem se comunicar de maneira mais fácil e fluida.

Economia geral: As atividades executadas pelo sistema de gestão empresarial vão deixar de ser feitas por alguém. Além de poupar tempo, também haverá uma economia com pessoal. E ainda evita que mais de uma pessoa faça a mesma tarefa.

Cálculos mais precisos: As informações e os relatórios elaborados por esses programas são mais precisos. Como é feito um armazenamento criterioso dos dados, acaba dando menos brechas para falhas. E isso vale especialmente para os cálculos.

Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial

Quando se trata de automatização de processos dentro de uma empresa, existem diversos sistemas diferentes. E cada um deles pode ser mais indicado dependendo das necessidades dos mais diversos ramos de negócios.

Dentre os principais sistemas de gestão empresarial existentes, destacam-se os que cuidam dos seguintes aspectos:

• Documentos;
• Financeiro;
• Produção;
• Estoque.

Gestão Eletrônica de Documentos (GED): Não se pode falar em sistema de gestão empresarial sem citar a administração de documentos. Aqui, todo o acervo da empresa é armazenado de maneira digital. Isso inclui papéis, arquivos, imagens e cada uma de suas descrições.

Indicação do GED: Pequenas e médias empresas (PME) de ramos diversos, principalmente aquelas que envolvem o comércio, são notas fiscais de entrada, notas fiscais de saída, manifesto de documentos fiscais, cartas de correção e cupom fiscal.

Gestão financeira: Um dos modelos mais básicos é o que controla tudo referente à questão financeira das empresas. Esse sistema atualiza o contas a pagar e seu contas a receber, sempre baseado em notas fiscais de entrada, notas fiscais de saída e cupons fiscais.

Indicação da gestão financeira: Empresas de todos os portes, desde restaurantes familiares e uma mercearia pequena até outros grupos maiores. Serve sempre para analisar a saúde financeira da empresa, se você deve investir em estoque ou aguardar um pouco.

Gestão de estoque: Já falamos aqui no blog sobre a gestão de estoque. Nada mais é do que um controle de tudo o que é armazenado na empresa. Assim, é possível saber com mais precisão as entradas e saídas de produtos, seus custos unitários e totais e muitos outros dados.

É uma forma de simples de gerenciamento. E, assim como os programas para controlar a produção, geralmente, é colocado em prática por manufaturas, fábricas ou empresas distribuidoras.

Indicação da gestão de estoque: Empresas varejo, distribuição, fábricas, empresas de todos os portes, com fluxo de entrada e saída de produtos diversos.

Controle de produção: Empresas de setores produtivos, como fábricas ou manufaturas dependem de um sistema que organize seus produtos e os processos em geral. Uma resposta efetiva para isso são os softwares de controle de produção.

Nesses sistemas, é possível computar tudo o que foi produzido em tempo real. Assim, os dados estão sempre atualizados em relação ao que existe em estoque. Muitos também são integrados à contabilidade da empresa.

Essa facilidade ajuda nos cálculos e em diversas operações financeiras e outras do dia a dia de determinadas companhias. É algo um pouco maior e mais complexo, por exemplo, que a gestão de estoque.

Indicação do controle de produção: Fábricas, manufaturas, padarias e restaurantes, entre outras de diversos segmentos.

Por fim

Basta o negócio crescer um pouco mais para percebermos como é difícil gerenciar algumas funções, né? É para isso que serve um sistema de gestão empresarial. Se está passando por essa dificuldade, pode valer a pena adquirir um.

Certamente, é uma maneira mais fácil e prática de controlar estoque, papeladas, financeiro e até a produção. Então, o que está esperando? Basta escolher a melhor opção para você e colocar para funcionar.