Gestão de Estoque: quando e como comprar mercadorias com o melhor custo-benefício?

Você já foi a uma churrascaria e descobriu que não tinha carne? Ou frequentou um banheiro sem papel higiênico? Determinados produtos são essenciais para algumas empresas ou atividades. E sua falta pode representar grandes problemas. Por isso a gestão de estoque se faz necessária. Mas é preciso saber exatamente o tempo certo para se fazer a reposição e gastar menos.

Em pesquisa feita pela Procter & Gamble, em 2003, aponta-se que a inexistência de algum item em estabelecimentos pode reduzir o valor de compra para o cliente em até 32%. Ao final, isso gera perdas para a empresa em torno de 43% de vendas. Esses dados provam como ter as compras em dia é importante.

No artigo de hoje vamos dar dicas para um melhor planejamento, de maneira que não falte nada no estoque. Isso vale desde os artigos básicos, de uso frequente, até aqueles sazonais, ou da moda. Saiba ainda como a tecnologia pode ser uma aliada nesse processo.

Antigamente, muitos negócios não davam certo porque deixavam para fazer a compra de certos itens apenas de última hora e em casos de necessidade. Controlar os estoques não era uma prioridade. Mas, com o passar do tempo, percebeu-se como essa tarefa é imprescindível. E ela tem se tornado cada vez mais prática.

Os sistemas de gestão de estoque vêm facilitando isso. A maioria já faz de forma automatizada o cálculo das quantidades necessárias de mercadorias a serem compradas. Isso forçou os profissionais que atuam nessa área a planejarem melhor seus armazéns.

As principais técnicas para reposição de estoque

Para entender melhor como gastar menos na hora de fazer as compras da empresa, quem trabalha com gestão de estoque deve dominar algumas habilidades. Diversos métodos estão disponíveis quando se trata de fazer a aquisição de produtos, destacando-se alguns como:

• O chamado CPFR, que garante o planejamento, previsão e reposição colaborativa de mercadorias;

• Definição de custos com base em cada atividade;

• Seleção e classificação dos produtos do estoque;

• Análise da demanda da empresa;

• Programação de compras de acordo com essa demanda;

• entre outros.

Como calcular o tempo de uma nova compra

O que vai definir quando e como repor as mercadorias do estoque é a necessidade de determinado itens. Por isso, siga o passo-a-passo abaixo para conseguir prever a quantidade e a antecedência para se realizar um novo pedido.

1.º: Defina a demanda

Os produtos dividem-se em categorias, que devem ser consideradas na hora de analisar a demanda do negócio. Alguns são mais urgentes que outros. Não se esqueça de pensar sempre nisso quando for realizar a compra.

Itens básicos

Esses não podem faltar de jeito nenhum, já que são continuamente requisitados. Mesmo que a empresa faça mudanças, eles serão sempre necessários. É o caso de certos ingredientes em restaurantes, por exemplo.

Para esses, o ideal é manter um estoque de segurança. Ou seja, compre mais do que pretende usar. Existe uma fórmula para calculá-lo, que leva em consideração alguns fatores, como:

z = imprevistos no nível de uso (de 0 a 10)

d = demanda média

σd = imprevistos na demanda média

t = tempo de entrega

σt = imprevistos no tempo de entrega

O resultado é esse:

O resultado dessa conta vai ser quanto a mais você vai ter que comprar extra. Isso te ajudará a garantir que nunca falte o produto. Mas certifique-se de fazer sua reposição sempre que os estoques alcançarem 30% da demanda.

Itens sazonais

Uma loja de chocolates tem uma demanda maior em datas especiais como, por exemplo, na Páscoa, Natal ou Dia dos Namorados. Para uma gestão de estoque eficiente é necessário se programar.

Caso a Páscoa seja em abril, o ideal é que os preparativos comecem em janeiro, ou seja, com três meses de antecedência. Isso porque os itens já precisariam estar disponíveis em maior quantidade, pelo menos, entre 30 a 60 dias antes do evento.

Itens novos no mercado

Quando uma empresa como a Apple, por exemplo, lança uma versão mais nova do seu iPhone, a tendência é que os consumidores corram atrás desse único produto. Então, os itens que surgem como novidade no mercado costumam “bombar” nos primeiros dias.

É preciso pensar que haverá uma maior procura. Depois de certo tempo, no entanto, isso tende a diminuir. Assim, é importante manter um estoque maior quando houver lançamentos.

Itens na moda

A moda é algo inconstante. Em um determinado momento, algo pode estar em destaque. Depois, o foco se volta para outro item. Para acompanhar isso, tente antecipar as tendências e ir mantendo em estoque aqueles produtos que se imagina que tenham maior saída.

2.º: Avalie a origem do produto

Uma maneira de baratear uma mercadoria é fabricando o próprio produto. Mas, mesmo nesses casos, pode ser preciso comprar a matéria-prima – a não ser que ela também seja produzida pela empresa.

De qualquer forma, essa origem deve ser analisada. Se for um item importado, ele demorará mais tempo e precisará ser solicitado com mais antecedência. Além disso, existem quatro opções básicas:

• Itens de fabricação nacional;

• Itens fabricados no estrangeiro, mas comercializados no Brasil;

• Itens importados; ou

• Itens de fabricação própria.

3.º: Leve em consideração o tempo de entrega

Quando se faz uma compra de grandes proporções, a logística pode ser um problema. Nem todas as empresas têm como já ter disponível o item adquirido na mesma hora. Assim, vão depender do tempo de entrega dessa mercadoria.

É importante sempre levar em consideração os desvios e possíveis imprevistos. Por exemplo, se uma empresa garante a entrega em cinco dias, tenha como expectativa o dobro desse prazo para não ter problemas.

Com um sistema informatizado de gestão de estoque, isso acaba se tornando mais fácil. Mas isso também vai depender muito do fornecedor e de uma possível empresa terceirizada que faça a entrega.

Por fim

Calcular o intervalo de compra de mercadorias para a empresa é uma necessidade. Essa é uma das partes da gestão de estoque de maior relevância, já que a empresa pode ter graves prejuízos caso um cliente sinta a falta de algum artigo.

Alguns programas e softwares já ajudam a antecipar e solicitar os artigos de acordo com a necessidade. Eles avisam aos profissionais de uma empresa quando o estoque está baixo e qual o melhor momento para se fazer um novo pedido.

Agora que você já sabe como fazer isso de maneira mais eficaz, compartilhe com outros empresários e amigos. Deixe sua opinião nos comentários e, se tiver qualquer dúvida, basta entrar em contato que teremos o maior prazer em responder.