No Brasil, uma vez que diversas mudanças tem se tornado grandes para o setor de notas fiscais, se tornou essencial conhecer o emissor de Nota Fiscal ideal para o seu negócio, ou seja, o que mais se adapta a você.
De acordo com a pesquisa da Basware e MasterCard, apenas 20% das empresas têm processos de contas a pagar altamente automatizados e que são otimizados para gerenciar efetivamente o pagamento da fatura. Por quê?
Um dos motivos é que a escolha entre as opções existentes pode ser esmagadoras. Entenda como escolher o emissor de Nota Fiscal ideal para o seu negócio e entenda por completo o financeiro de sua empresa!
Como escolher o emissor de Nota Fiscal ideal para o seu negócio?
Inicialmente, pesquise opções de faturamento eletrônico que automatizem o envio e o recebimento de faturas.
– Busque por um sistema integrado que permita a você gerenciar totalmente o envio e recebimento de faturas eletrônicas. Isso aumentará a eficiência, oferecerá a redução de custos e melhorará a escalabilidade.
Descubra se o emissor de nota fiscal suporta vários arquivos
Ao descobrir qual é o emissor de Nota Fiscal ideal para seu negócio, procure uma solução que converta qualquer formato de fatura para a fatura eletrônica.
– Certifique-se de escolher uma solução que aceite TODOS os tipos de faturas (papel, eletrônico, EDI / XML, PDF, etc. – cobrindo despesas diretas, indiretas, e convertendo esses documentos em faturas eletrônicas reais
- Ou seja, que as converta em faturas com formatação de dados estruturados para leitura de máquinas sem intervenção humana.
- Por exemplo, certifique-se de que grandes fornecedores possam se comunicar em sua linguagem eletrônica preferida (EDI / XML).
- Ajude os fornecedores menores a se tornarem eletrônicos, utilizando uma ferramenta para converter a fatura em PDF que eles enviam hoje para os dados eletrônicos.
- Importação do arquivo XML de entrada
– Você também pode ser solicitado por seus clientes a enviar faturas em um formato específico, então você precisará de um emissor bom para suportar uma variedade de formatos.
Descubra se o emissor de Nota Fiscal pode se integrar perfeitamente aos sistemas existentes
Muitos sistemas e emissores de Nota Fiscal não são feitos para ambientes complexos.
– Se você precisa que o software se integre a sistemas de negócios específicos, certifique-se de que uma integração perfeita e segura seja garantida pelo provedor.
Pergunte sobre os recursos de arquivamento de notas fiscais
Há muitas boas razões para se afastar do arquivamento de faturas em papel e apostar no arquivamento de faturas eletrônicas, como:
- Reduzir o espaço e os recursos necessários para armazenar faturas;
- Maximizar a segurança e integridade dos dados;
- Ter acesso imediato e online a qualquer fatura necessária.
Os resultados são: maior eficiência e economia significativa para a maioria das empresas. É também um aspecto crítico de conformidade para organizações globais.
Certifique-se de armazenar as notas fiscais pelo tempo certo, de jogá-las fora assim que o período de tempo e validade acabar e ter a capacidade de acessar rapidamente seus documentos para simplificar os processos e facilitar as auditorias.
Aprofunde-se nos recursos analíticos de seu emissor de Nota Fiscal
De quais informações sua equipe de liderança precisa e quando? A inteligência de negócios é essencial para a tomada de decisão inteligente que impulsiona o desempenho.
– Seu emissor de Nota Fiscal deve fornecer análises integradas para fornecer insights acionáveis com painéis gráficos para análise de tendências e recursos de detalhamento para detalhes em nível de transação.
- Insights valiosos podem ser obtidos a partir de dados precisos, portanto, certifique-se de que o emissor de Nota Fiscal que você escolher possa oferecer isso a você.
Use um emissor de nota fiscal que possa expandir junto com sua empresa
Hoje é importante saber que uma pequena empresa amanhã pode se tornar uma grande empresa não é mesmo? É muito importante que o emissor de nota fiscal da sua empresa possa expandir com ela, atendendo hoje a você como uma empresa do Simples Nacional ou até como Lucro Real ou Presumido, é sempre bom poder poder acrescentar módulos em um sistema não é mesmo? Também é importante atender vários segmentos de forma simples. Afinal nunca se sabe quando precisaremos pivotar não é mesmo? Podemos precisar dos seguintes módulos:
Dashboard
Cartão Fidelidade
Sped Fiscal
Boleto bancário
Controle de Lote
Determine se você precisa de suporte para várias moedas e regulamentos globais
Se sua empresa opera em diferentes regiões geográficas ou se você compra de fornecedores internacionais, verifique se suas faturas estão em conformidade com as diferentes leis fiscais e regulamentares dessas regiões.
- Seu emissor de Nota Fiscal deve aliviar você da complexidade desses aspectos, garantindo automaticamente que você esteja em conformidade.
Quando você tem objetivos específicos de produtividade que deseja alcançar, a última coisa que você quer é gastar tempo e dinheiro em um emissor de Nota Fiscal que, no final, não permite a você alcançar seus objetivos.
Pode ser desafiador avaliar diferentes emissores de Nota Fiscal e é sabido que cada empresa terá necessidades exclusivas, mas com as dicas acima esse processo se tornará mais simples. Boa sorte!
