O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é um equipamento de automação comercial sujeito às regras estabelecidas na legislação do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS).
01. O que é ECF?
Emissor de Cupom Fiscal é um equipamento de automação comercial com capacidade de emitir documentos fiscais. Desta forma, além de ser um importante instrumento de gestão da empresa varejista, também é um instrumento de controle fiscal de interesse do fisco, sujeito, portanto às regras estabelecidas na legislação do ICMS.
Tipos: ECF-IF e ECF-MFB
ECF-IF -> Emissor de Cupom Fiscal – Impressora Fiscal: ECF implementado na forma de impressora com finalidade específica e características especiais que funciona como periférico de um computador recebendo comandos de programa aplicativo externo.
ECF-MFB -> Emissor de Cupom Fiscal dotado de Módulo Fiscal Blindado. É implementado na forma de Impressora Fiscal (IF) com finalidade específica e características especiais que funciona como periférico de um computador recebendo comandos de programa aplicativo externo.
02. Em que situação estarei obrigado ao uso de ECF? É obrigatória a emissão de documento fiscal por equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), nas seguintes situações:
1) na operação de venda, à vista ou a prazo, de mercadoria ou bem, promovida por estabelecimento que exercer a atividade de comércio varejista, inclusive restaurante, bar e similares.
2) na prestação de serviço de transporte público rodoviário regular de passageiros, interestadual ou intermunicipal.
03. O estabelecimento não obrigado ao uso de ECF pode utilizá-lo opcionalmente?
Poderá ser autorizado o uso de ECF ao estabelecimento desobrigado de seu uso, mas que deseje facultativamente utilizá-lo. Deve-se, contudo, ressaltar que não é admitido o uso de ECF apenas para fins de controle interno do estabelecimento e que o estabelecimento que utilizar o ECF opcionalmente está sujeito às mesmas regras de uso previstas para os demais estabelecimentos.
04. Como adquirir ECF?
O interessado deve procurar as empresas que comercializam tais equipamentos. A escolha do equipamento deve recair sobre o modelo que melhor atenda às necessidades da empresa, de forma que lhe possibilite atender a todas as exigências da legislação em vigor, especialmente quanto à geração de arquivo eletrônico SINTEGRA contendo informações das operações realizadas, o que não se restringe somente ao ECF e abrange também os demais equipamentos que compõem a automação comercial.
05. Como obter autorização para uso fiscal do ECF?
Após a aquisição do ECF, o interessado deve procurar uma das empresas credenciadas pela SEF para efetuar intervenção técnica destinada a programar o ECF para o uso fiscal, quando serão programados os dados da empresa, as situações tributárias a serem utilizadas, as formas de pagamento, etc. Dessa forma o equipamento estará programado para uso fiscal. Concluída a intervenção técnica a empresa interventora emitirá o Atestado de Intervenção Técnica Eletrônico por meio de Sistema Emissor da SEF/MG e a Autorização Eletrônica para Uso de Equipamento ECF será automaticamente emitida pelo sistema, podendo-se iniciar o uso do equipamento.
06. O que é intervenção técnica?
Intervenção Técnica é qualquer ato de reparo, manutenção, limpeza, programação fiscal e outros da espécie, que implique na abertura de lacre eletrônico do equipamento ou na remoção do lacre físico externo de controle fiscal instalado no ECF.
07. Posso emitir outro documento para substituir o emitido no ECF e entregar ao consumidor?
Não. A legislação estabelece os casos em que se deve emitir o Cupom Fiscal pelo ECF e os casos em que se deve emitir Nota Fiscal, não se admitindo a substituição de um documento por outro. Pode-se, no entanto, quando o consumidor solicitar, emitir ADICIONALMENTE ao Cupom Fiscal, a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A ou a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) a ele correspondente, hipótese em que deve ser observado o seguinte: na Nota Fiscal emitida deverá ser indicado o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) 5929. no campo “Informações Complementares” da Nota Fiscal deverão constar o número do Contador de Ordem de Operação (COO) relativo ao Cupom Fiscal emitido e a identificação da marca, modelo e número de fabricação do ECF que o emitiu. Caso o campo “Informações Complementares” não seja suficiente para conter as indicações exigidas, poderá ser utilizado, excepcionalmente, o quadro “Dados do Produto”, desde que não prejudique a sua clareza.
08. Posso utilizar o documento emitido no ECF para entrega no domicílio do adquirente?
Sim. No transporte de mercadorias para entrega no domicílio do adquirente situado no Estado de Minas Gerais, os documentos emitidos por ECF de estabelecimento situado neste Estado, poderão ser utilizados, desde que o próprio equipamento imprima o nome ou a razão social, endereço, CPF ou CNPJ, ou o número de outro documento oficial de identificação do adquirente. Na hipótese do equipamento não possibilitar a inserção total dos dados do adquirente, deve imprimir, no mínimo, o número de um documento oficial de identificação, sendo permitido registrar os demais dados por outro meio, ainda que no verso do documento fiscal. Neste caso aplicam-se ao documento os mesmos prazos de validade previstos para os demais documentos fiscais conforme disposto no artigo 58 do Anexo V do RICMS/MG.
09. Devo emitir Cupom Fiscal para consumidor domiciliado em outra unidade federada?
Se a mercadoria for retirada e transportada pelo próprio consumidor adquirente, deve ser emitido Cupom Fiscal. No entanto, se a mercadoria for objeto de transporte pelo estabelecimento comercial ou transportadora deve ser emitida Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A ou a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
10. Posso usar o Cupom Fiscal para venda a prazo?
Sim. O documento fiscal emitido pelo ECF pode ser utilizado qualquer que seja a modalidade, forma ou meio de pagamento. Tratando-se de venda a prazo, o documento fiscal deve conter, no campo destinado a informações complementares, a indicação do preço final e dos valores e datas de vencimento das prestações.
11. Devo emitir Cupom Fiscal quando realizar operações ou prestações com empresa contribuinte do ICMS ou Órgão Público?
Não. Neste caso o documento deve ser sempre a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A ou a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
12. Posso utilizar outro tipo de equipamento impressor no estabelecimento comercial para emissão de documento de controle interno?
Em regra geral NÃO. O uso de qualquer equipamento de processamento de dados, ou capaz de emitir documento que se assemelhe ao Cupom Fiscal somente é permitido quando este integrar o ECF. Entretanto, o usuário de ECF-IF ou ECF-MFB interligado a computador, que utilize Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF) que atenda aos requisitos técnicos estabelecidos e esteja cadastrado na SEF/MG, poderá utilizar: equipamento impressor não fiscal para impressão do Documento Auxiliar de Vendas, (DAV). terminal para consulta. terminal para Registro de Pré-Venda (RPV), desde que interligado fisicamente ou integrado por meio de rede ao equipamento ECF. Documento Auxiliar de Venda (DAV) é o documento emitido e impresso em conformidade com os requisitos estabelecidos para atender as necessidades operacionais do estabelecimento usuário de ECF para a emissão e impressão de orçamento, pedido ou outro documento de controle interno do estabelecimento, antes de concretizada a operação. O uso de computador e de impressora não fiscal para emissão de qualquer outro documento, relatório ou formulário que não se enquadre nas exigências acima descritas somente será admitido quando os equipamentos estiverem fora do recinto de atendimento ao público ou quando, a critério da Delegacia Fiscal de circunscrição do estabelecimento, for por ela autorizado. Para obter esta autorização o interessado deverá apresentar requerimento fundamentado, mediante ofício dirigido ao Delegado Fiscal da circunscrição do estabelecimento requerente, expondo os motivos da necessidade de utilização dos referidos equipamentos no recinto de atendimento ao público. Entretanto, não pode ser concedida autorização para uso de mini impressora não fiscal.
13. Posso utilizar máquina autenticadora e máquina de calcular?
O uso de máquina exclusivamente autenticadora é permitido. Geralmente esse tipo de equipamento não emite nenhum tipo de documento, servindo apenas para autenticação de carnês, contas de energia, água, telefone, etc. Porém há modelos de ECF disponíveis no mercado que executam esta função, eliminando a necessidade de mais um equipamento no balcão de atendimento. O uso de máquina de calcular para efetuar apenas operações algébricas e matemáticas é permitido, desde que a mesma não possua mecanismo impressor. O uso de máquina de calcular dotada de mecanismo impressor (que utiliza bobina de papel) é vedado, pois pode configurar-se como equipamento capaz de emitir cupom que se assemelhe ao Cupom Fiscal.
14. O que é Redução Z?
Redução Z é o documento fiscal emitido no ECF quando do encerramento das atividades diárias do estabelecimento. Equivale ao fechamento diário do caixa. Esse documento destina-se à escrituração fiscal do contribuinte e deve ser enviado ao contabilista responsável pela empresa.
15. O que é a Situação Tributária do item?
Situação Tributária do item indica a situação pela qual o item é tributado, ou seja, o regime tributário da mercadoria ou serviço. As situações previstas são:
a) tributado pelo ICMS, representado pela letra “T” seguido da carga tributária correspondente (Tnn,nn%);
b) tributado pelo ISSQN, representado pela letra “S” seguido da carga tributária correspondente (Snn,nn%);
c) isento, representado pela letra “I”;
d) substituição tributária, representada pela letra “F”;
e) não-incidência, representada pela letra “N”.
16. O que é Fita Detalhe?
Os equipamentos ECF atualmente utilizados possuem FITA DETALHE ELETRÔNICA (ECF com MFD – Memória de Fita Detalhe), sendo constituída pelos registros eletrônicos gravados nos dispositivos de memória eletrônica que implementam a Memória de Fita Detalhe e reproduzem todos os documentos emitidos pelo equipamento, devendo tais dispositivos ser mantidos pelo prazo de 5 (cinco) anos contado a partir da data do deferimento da cessação de uso do ECF. A perda de informações em decorrência da não-observância da regra acima descrita sujeitará o estabelecimento usuário ao arbitramento da base de cálculo do imposto, nos termos dos artigos 53 e 54 do Regulamento do ICMS.
17. É permitido emitir Nota Fiscal de Venda a Consumidor por meio manual?
Somente nas situações expressamente previstas na legislação, ou seja: na hipótese de ocorrência de anormalidade que impeça o funcionamento do equipamento e haja impossibilidade de sua substituição. por determinação do fisco, em procedimentos de verificação, vistoria ou auditoria dos equipamentos e dos sistemas utilizados pelo contribuinte. operações com mercadorias realizadas fora do estabelecimento, destinadas a consumidor final não contribuinte do ICMS (venda ambulante).
18. A venda com documento fiscal emitido por ECF gera direito a crédito do ICMS?
NÃO. O documento fiscal emitido por ECF não propicia ao adquirente crédito do imposto. A legislação determina que nas operações com contribuinte do ICMS deve ser emitida a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A ou a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), não sendo obrigatório o uso de ECF nestas operações.
19. Pode ser registrado desconto ou acréscimo em documento fiscal emitido por ECF?
SIM. Obedecendo as regras estabelecidas em Convênio celebrado pelo CONFAZ, o equipamento pode ser fabricado com estas funções. Trata-se de requisitos técnicos que devem ser observados para a fabricação do equipamento e que são verificados no momento em que o seu fabricante o registra na SEF/MG. Há vários modelos registrados que disponibilizam esta função. Isto pode ser verificado junto ao fabricante ou revendedor do ECF.
20. Pode ser utilizado ECF para registrar operações não sujeitas ao ICMS?
SIM. Obedecendo as regras estabelecidas em Convênio celebrado pelo CONFAZ, o equipamento pode ser fabricado com esta função. Trata-se de requisitos técnicos que devem ser observados para a fabricação do equipamento e que são verificados no momento em que o seu fabricante o registra na SEF/MG. Há vários modelos registrados que permitem a emissão do Comprovante Não Fiscal. e Relatório Gerencial. Isto pode ser verificado junto ao fabricante ou revendedor do ECF.
21. O Cupom Fiscal emitido pelo ECF serve como comprovante perante a legislação do Imposto de Renda? SIM. A Lei Federal 9.532/97 de 10/12/1997 reconhece o documento fiscal emitido pelo ECF para efeito de comprovação de custos e despesas operacionais, desde que contenham: o número do CPF ou CNPJ do adquirente. a descrição dos bens ou serviços objeto da operação. A data e o valor da operação.
22. O que deve ser mantido no estabelecimento usuário de ECF?
O contribuinte usuário de ECF deve manter no estabelecimento e apresentar a fiscalização, quando solicitado: Uma via do formulário Autorização Eletrônica para Uso de Equipamento ECF, devidamente assinada pela empresa interventora que realizou a inicialização e a lacração inicial do ECF.
Uma via do Atestado de Intervenção Técnica Eletrônico relativo à inicialização do equipamento para fins fiscais (lacração inicial).
Uma via do formulário Comunicação Eletrônica de Alteração de PAF-ECF-UAP utilizado com Equipamento ECF, modelo 06.07.136 devidamente assinada pela empresa interventora que realizou a comunicação.
Uma via do formulário Autorização Eletrônica para Cessação de Uso de Equipamento ECF, modelo 06.07.133 ou do formulário Certidão Eletrônica de Cancelamento da Autorização de Uso de Equipamento ECF, modelo 06.07.134, conforme o caso, devidamente assinada pela empresa interventora que realizou a intervenção técnica para cessação de uso.
Uma via do Atestado de Intervenção Técnica Eletrônico relativo à cessação de uso. uma via de todos Atestados de Intervenção Técnica emitidos durante os últimos 5 (cinco) anos de uso do equipamento, contados da data de emissão do Atestado de Intervenção.
23. O Número Seqüencial do ECF deve ser o mesmo que o Número do Caixa? Existe relação entre ambos? Pode ser reaproveitado um Número Seqüencial de ECF já utilizado em outro equipamento cujo uso foi cessado?
O Número do Caixa é aquele indicado pelo estabelecimento no ponto de venda para orientar o consumidor e seus atendentes, normalmente é indicado por meio de placa instalada no ponto de venda (caixa). O Número Seqüencial do ECF é impresso com a sigla “ECF” nos documentos emitidos pelo ECF. O Número Seqüencial do ECF pode ou não ser o Número do Caixa, a critério do estabelecimento usuário. Trata-se de identificações que não são utilizadas para fins de controle fiscal, portanto, podem ser atribuídas livremente pelo estabelecimento.
24. O que é MFD?
MFD é a sigla de Memória de Fita Detalhe. Trata-se de um conjunto de componentes eletrônicos, sendo que o principal deles é uma memória eletrônica capaz de armazenar todos os dados constantes nos documentos impressos pelo ECF e desta forma reproduzir a Fita Detalhe do ECF no momento em que isto for necessário. Com este recurso o ECF utiliza bobina de papel de apenas uma via, dispensado a impressão da fita detalhe em papel no momento da emissão do documento.
25. Posso emitir Relatório Gerencial no ECF descrevendo os itens constantes em Cupom Fiscal? NÃO. Segundo o disposto na legislação vigente, é vedado emitir qualquer documento que se assemelhe ao Cupom Fiscal, ainda que impresso pelo próprio ECF. O documento que simule um Cupom Fiscal é considerado como Cupom Fiscal FALSO.
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Fonte: Cartilha ECF – Sefaz MG