Afinal, o que é a gestão de estoque?

Controlar tudo o que entra e sai de uma empresa é uma tarefa complexa. E, quanto maior for o porte do negócio, mais dificuldades vão surgindo. É para isso que existe a gestão de estoque. Neste artigo vamos explicar exatamente o que é e para que serve.

Dentro de uma indústria ou organização empresarial, esse termo se refere ao gerenciamento de recursos materiais existentes. Isso vale tanto para o controle físico quanto para o financeiro.

E essa função tem como objetivo ajudar a empresa a se organizar e gerar mais lucro. Com ela, evita-se a sobra ou a falta de algum produto, assim como o desperdício com gastos desnecessários.

De acordo com o Sebrae, 60% do que uma empresa gasta mensalmente está ligado a materiais. Os dados, então, vêm confirmar a importância de se controlar o estoque.

Então, é essencial que isso seja realizado de maneira eficiente. Afinal, há muita grana envolvida nessa história. Uma gestão de estoque ruim pode causar prejuízos quase irreversíveis e até mesmo levar um negócio à falência.

Existem, geralmente, duas formas de se colocar essa tarefa em prática:

• Contratando um gerente de operações ou financeiro;
• Por meio de um sistema automatizado e integrado.

Em estabelecimentos comerciais, como supermercados e lojas de varejo, imagine o que aconteceria se estoque não fosse controlado corretamente? O cliente encontraria alimentos fora da validade expostos, muitos itens estariam em falta e outros teriam em excesso.

Por isso, administrar o armazém ou depósito é essencial. E uma das premissas da gestão de estoque é controlar o inventário, que é a soma de tudo o que está exposto numa loja com o que há disponível, armazenado em algum outro espaço.

Como funciona a gestão de estoque?

Para que o estoque esteja sempre em dia, algumas práticas são necessárias. Dentre elas, as principais são: prever a demanda e monitorar a quantidade e qualidade dos produtos no armazém ou depósito.

A previsão de demandas é aquela parte estratégica, em que a empresa deve se antecipar a partir das necessidades de uso diário. É preciso ter um sistema de inventário que detecte e preveja as tendências de gasto, compra e venda.

Não importa se a gestão de estoque for feita manualmente por um gerente financeiro ou de operações ou por um sistema integrado. As atribuições são as mesmas. Será preciso cumprir algumas exigências na parte de monitoramento, tais como:

• Manter o controle de estoque atualizado, com o valor dos produtos e mercadorias que são compradas ou vendidas;

• Verificar regularmente o saldo que foi registrado e o estoque da empresa, para confirmar se está correto;

• Fazer o cálculo constante dos itens em estoque.

Saber a quantidade e qualidade dos produtos em estoque é algo crucial para a empresa. Esses números devem ser exatos para não dar erro de cálculo. E também é preciso ter certeza das condições dos materiais armazenados para não haver desperdício.

Quais são as vantagens da gestão de estoque?

Existem diversos benefícios em aplicar uma gestão de estoque eficiente na empresa. E aqui estão algumas razões pelas quais todo negócio deveria investir nesse setor:

• Redução de custos

Esse item é o motivo pelo qual a maioria dos negócios adere a um sistema de gestão empresarial ou de estoque. Quando uma empresa se antecipa a uma tendência – como, por exemplo, o aumento de vendas de algum produto em determinada época do ano –, o resultado é uma economia maior e mais lucro.

• Mais precisão nas contas

Os cálculos feitos para verificação do estoque permitem que a empresa tenha mais controle sobre seus gastos e receitas. Assim, ter um sistema integrado com as contas a pagar e a receber pode fazer toda a diferença.

• Evita interrupções nas atividades da empresa

Imagine ter que parar o trabalho porque faltou algum item imprescindível para o funcionamento dos negócios. As perdas seriam enormes, certo? É por isso que a gestão do estoque é tão importante. E isso vale tanto para a parte da previsão quanto de verificação.

• Mantém os itens prioritários disponíveis de maneira mais fácil

Cada negócio tem suas particularidades. Já pensou chegar em uma churrascaria e não ter carne? O cliente se sente enganado. Existem itens que não podem faltar de jeito nenhum em determinados lugares. E eles devem estar sempre à mão.

A quem se destina a gestão de estoque?

Desde micro e pequenas empresas até multinacionais precisam da gestão de estoque. Isso inclui negócios de todos os ramos. Mas alguns deles têm maior necessidade que outros. É o exemplo de:

• Supermercados;
• Lojas de varejo;
• Lojas de departamento;
• Restaurantes;
• Fábricas;
• Indústrias montadoras;
• Distribuidoras;
• Produtoras de bens;
• Empresas de logística;
• entre outros.

Por fim

Não é à toa que cada vez mais negócios têm aderido a uma gestão de estoque automatizada. Ninguém quer ter prejuízo ou errar em cálculos tão importantes. Como essa função está diretamente ligada às receitas da empresa, esse controle é prioritário.

Gostou de saber mais sobre o assunto? Ainda tem dúvidas? Quer conhecer mais sobre os sistemas de gestão integrada? Deixe aqui nos comentários que vamos ter o prazer de responder.