5 dicas para automatizar processos

As empresas estão cada vez mais automatizadas, com softwares modernos e equipamentos dotados de tecnologia de ponta. Um erro que muitos estabelecimentos cometem é não automatizar processos de forma geral, mas somente parte deles.

Mesmo que você seja um microempreendedor é preciso investir em automatização, pois isso facilita as tarefas do dia-a-dia, desde as mais simples até as mais complexas. Atualmente existem ferramentas mais baratas de automatização e você deve investir nelas.

São muitas as vantagens que sistemas modernos trazem para a sua empresa – além de facilitar as tarefas. O controle de vendas, de estoque, de inadimplentes, o plano de negócio e vários outros itens são resolvidos de maneira muito mais rápida e com mais eficiência. Além disso, você não precisará contratar funcionários que ficariam dedicados para muitas dessas funções.

Pensando em te ajudar, separamos algumas informações importantes para você automatizar processos na sua empresa.

Identifique os processos

Você, do comércio varejista, sabe como algumas tarefas diárias ocupam tempo e profissionais, além de algumas serem bem chatas. Usar a tecnologia como aliada e utilizá-la na sua empresa irá tornar tudo mais ágil e eficiente.

Antes de instalar algum sistema de automação, você precisa mapear de forma ampla e abrangente todos os processos que podem ser automatizados em sua empresa. Então, identifique seus objetivos, tais como:

• Consultas recorrentes para a localização de arquivos;
• Documentos distribuídos entre os setores e funcionários;
• Atividades manuais e duplicadas;
• Pontos onde o processo é interrompido em função de uma pessoa que não está disponível;
• Controle de vendas, de inadimplentes, de planilhas e de plano de negócios;
• Tarefas que quando prontas podem disparar outras de forma automática.

Esses itens estão diretamente ligados ao nível de produtividade da empresa, desempenho de funcionários, fluxo de atendimentos, práticas de e-commerce, marketing digital e muito mais.

Monitore com atenção

Depois que as ferramentas de sistema forem instalados na sua empresa é preciso monitorar tudo com muita atenção. Você pode escolher um profissional de qualidade para fazer os levantamentos e avaliar como andam os diferentes processos da empresa.

É fundamental comparar cenários anteriores e atuais para avaliar os progressos da sua empresa. Essa avaliação deve ser feita de forma ampla e geral, com muita calma. Os levantamentos podem ser feitos mensal ou semanalmente.

Invista em um software completo

Aquela velha frase “menos é mais” se aplica perfeitamente aqui. Você não precisa instalar várias ferramentas se pode ter apenas um software capaz de registrar as compras, emitir notas fiscais, imprimir, dar baixa no sistema e muitos outras tarefas.

A localização de produtos por código é uma dica excelente para você que quer ter um controle mais rápido e eficiente.

Preste atenção em seus clientes

Você pode achar essa dica estranha, mas prestar atenção em seus clientes é uma excelente forma de avaliação. Por isso você pode disponibilizar no site da empresa ou redes sociais (caso ainda não tenha, providencie já!) espaço para reclamações e elogios ao atendimento e diferentes funções do dia-a-dia.

Se a avaliação for na maioria positiva então automatizar processos está dando resultados. Caso os resultados demorem um pouco não tenha pressa. Algumas mudanças ocorrem internamente e depois externamente.

Esteja sempre preparado para mudanças

O mundo da tecnologia muda e avança cada vez mais, por isso você deve estar sempre pronto para novas mudanças, afinal elas são essenciais. Ter uma mente aberta e que enxergue longe é muito importante porque o processo de automatização se renova constantemente.

Não só você como seus funcionários devem aceitar novas ferramentas, softwares e novos sistemas de aperfeiçoamento. Afinal, são um investimento – e não um gasto da sua empresa.

Com essas 5 dicas de sobre como automatizar processos a sua empresa vai modernizar seus sistemas e tornar tudo mais produtivo, sempre visando a eficiência, agilidade e também o aumento das vendas, assim como o bom atendimento e bons serviços aos seus clientes.

Caso tenha ficado alguma dúvida a respeito desse assunto, deixe seu comentário!