Emissão de Notas Fiscais – Tudo o que você precisa saber

Com um procedimento mais prático e eficaz tanto para a fiscalização do governo, quanto para a emissão e o manuseio pelas empresas, a nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o
processo de emissão de notas fiscais no país. O projeto visa substituir o modelo tradicional de papel no Brasil. No entanto, é um processo gradativo e está sendo implementado em várias fases.
Inicialmente, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória apenas para empresas que exercem determinadas atividades operacionais, principalmente para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Para saber se sua empresa está entre as que estão obrigadas a aderir a NF-e você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal ou o site da Secretaria de Estado da Fazenda de seu Estado (SEFAZ). Lembre-se que em breve a NF-e será obrigatória para todas as empresas e que é possível aderir ao projeto facultativamente.
Apesar de já ser uma realidade no país, ainda é comum encontrar empresários com dúvidas a respeito de como funciona a nota fiscal eletrônica. Pensando nisso, reunimos nesse mini guia as principais informações que você precisa saber sobre a NF-e.

Passo a passo para emissão da NF-e na sua empresa
A seguir elaboramos um passo-a-passo que você deverá seguir para sua empresa se tornar emissora da NF-e, mesmo que voluntariamente:

1 – Adquira um certificado digital: Para ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica precisa de uma assinatura digital, para confirmar sua autenticidade e provar que foi a sua empresa que emitiu a nota. Você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP);

2 – Realize seu credenciamento na secretaria da fazenda: Você precisa estar cadastrado para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada. O cadastro geralmente é simples, mas varia de um estado para o outro, por isso é interessante que você procure um contador que conheça a legislação local para te ajudar.

3 – Instale um software emissor de NF-e: Você vai precisar ter instalado em sua empresa um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Alguns Estados disponibilizam gratuitamente o download de sistemas no site da secretaria de fazenda. No entanto, o programa disponibilizado pela SEFAZ São Paulo, por exemplo, não é eficaz para empresas que precisam emitir muitas notas fiscais, porque exige que sejam digitadas novamente em campo próprio todas as notas emitidas no sistema de faturamento, ou manualmente, gerando trabalho redobrado. A boa notícia é que possuimos a solução UniPlus que emite a NF-e, e que não necessitam desse trabalho extra. Certamente é um investimento que vai valer a pena.

Quer um modo mais fácil de emitir notas fiscais na sua empresa?

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Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?
Como mencionado acima, existem atualmente 3 tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma servido para substituir determinados documentos:
A NF- e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que está relacionado à cobrança do ICMS(Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
A NFS-e foi criada para substituir a Declaração de Serviço, documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).
A CT-e substitui diversos documentos exigidos para se fazer o transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).
Quais os benefícios?
São várias as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade. Entre as mais significativas estão:

• Redução do impacto ambiental com a diminuição da utilização de papel;
• Diminuição o tempo de parada dos caminhões nas estradas e fronteiras pela facilidade em sua fiscalização, e consequentemente do tempo de entrega das mercadorias;
• Redução dos custos com armazenamento de documentos para as empresas;
• Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
• Aumento da confiança e credibilidade nos documentos fiscais;
• Amplia o controle fiscal, com a possibilidade de intercâmbio e troca de informações entre os fiscos;
• Redução dos custos de impressão e aquisição de papel.
• Como a implantação do projeto da NF-e é gradativo, algumas das vantagens apenas serão observadas a longo prazo. Contudo, os benefícios que já podem ser notados são significativos a ponto de várias empresas estarem aderindo facultativamente à emissão das notas fiscais eletrônicas.

O que muda com a NF-e?
Além da substituição de grande parte das notas de papel instituindo um novo modelo digital de documento fiscal, a implantação do modelo de notas fiscais eletrônicas representa um grande avanço tecnológico além de trazer praticidade ao dia-a-dia empresarial. Até pouco tempo atrás as empresas perdiam muito tempo para digitar e conferir as notas fiscais. Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML).
Mas a alteração mais significativa é o fato de que as informações das operações das empresas ficarem disponíveis no site da Receita por até 180 dias, com a possibilidade de serem consultados a qualquer momento pela internet com a utilização de uma chave de acesso que é gerada com a emissão da nota.
Trabalhamos com o Sistema UniPlus, onde é possível emitir NF-e e muito mais.

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